7 vinkkiä, jotka voivat auttaa parantamaan tarjousprosessiasi

Tässä on kokoelma vinkkejä, jotka voivat auttaa kehittämään menestyksekkään tarjousprosessin. Ne käsittävät setin ajatusmalleja, joiden avulla voit arvioida tarjouksiasi. Kuitenkin on ensisijaisen tärkeää ymmärtää että, jos et tiedä tavoitteitasi, on niitä vaikea saavuttaa.

Tarjousprosessin tavoitteet:

  1. Asiakas on se tärkein ja aina etusijalla. Prosessin tuloksena tulisi olla tarjous, joka on rakennettu asiakaskeskeisesti. Jokaisen tarjouksen tulisi vastata suoraan asiakkaasi tarpeisiin, odotuksiin ja mieltymyksiin. Tarjouksissa ei tulisi lainkaan käyttää valmiita tarjouspohjia, koska niiden räätälöinti asiakkaasi caseen sopivaksi vie useimmiten enemmän aikaa, kuin sisällön tuottaminen ihan alusta asti. Prosessin tulee varmistaa se, kuinka tärkeää on nähdä asiat asiakkaasi kannalta katsoen. Näin on vaikeampaa tehdä sitä virhettä, että tarjouksesi kuvaa vain yritystäsi ja tarjontaanne, tai on vain kokoelma esitteitä ja tarjouspohjia harsittuna yhteen löyhäksi paketiksi.

 

  1. Myyntimahdollisuus täytyy suunnitella ja mitata. Prosessin tulee tuottaa järjestelmä, jolla kerätään tarvittavat tiedot myyntimahdollisuuden voittamiseksi jo ennen kuin virallinen tarjouspyyntö on saapunut yritykseesi. Tuo kriittinen aika ennen tarjouspyyntöä menetetään ilman tarkkoja ohjeita. Jollet pysty mittaamaan edistystäsi, et voi millään tietää miten olet edistynyt tavoitteissasi. Jos et tiedä, oletko jäljessä tavoitteistasi, olet todennäköisesti jäljessä. Sitä vastoin, jos prosessi määrittelee tavoitteet tiedon keräämiselle ja tarjoaa mittarit edistymiselle, voit paljon todennäköisemmin saavuttaa tavoitteesi ja aloittaa tarjouksen valmistelut paremmin valmistautuneena.

 

  1. Sinulle ei kerrota, jos et kerro. Prosessin tulee ohjata tiimisi jäseniä prosessin joka askeleella. Erityisesti prosessin tulisi fokusoida antamaan tarjouksen kirjoittajille yksityiskohtaisia ohjeita siten, että kaikki tarpeellinen tieto laadukkaaseen tarjoukseen päätyy itse tarjousdokumenttiin. Prosessin tulisi tarjota järjestelmä, jossa varmistetaan, että kullekin toiminnolle on määritelty tavoite ennen, jälkeen ja itse toiminnon aikana. Jos et kerro tiimillesi, mitä tarvitset ja miten haluat sen kommunikoitavan, et todennäköisesti tule saamaan haluamiasi tuloksia. Parhaimmat tarjouksesta vastaavat henkilöt tekevät tämän vaistonvaraisesti, mutta lopputuloksen kannalta on varmempaa, jos rakennat ohjeet ja tavoitteet tarjousprosessiisi.

 

  1. Tarjouksen laatu täytyy määritellä ja validoida. Prosessin tulisi tunnistaa kaikki tekijät, joita tarvitaan tarjouksen menestymiseksi ja validoida tarjous kaikilta aspekteiltaan, jotta varmistetaan, että kaikki vaatimukset on täytetty. Prosessisi pitäisi sisältää listan niistä tekijöistä, jotka pitää validoida menestymisen varmistamiseksi ja samalla tarjota tiimille tavan kunkin osatekijän tarkistamiseksi. Jos et määrittele näitä tekijöitä, et voi olla varma, että kaikki tarpeellinen on mukana tarjouksessasi, jolla pyrit voittamaan kilpailun.

 

  1. Suunnitelmat täytyy tarkistaa. Tuloksien osalta olisi tarkistettava, vastaavatko ne suunnitelmaasi. Suunnitelman pitäisi luoda perusteet tulosten mittareille. Tulosten arviointi suunnitelmaan nähden luo jatkuvuutta, vastuullisuutta ja objektiivisuutta tarjouksen katselmoinnissa. Tämä tekee suunnitelmasi validoinnista tärkeän osan prosessiasi. Mikäli et tee näin, on todennäköistä, ettei tiimisi etene suunnitelmasi mukaan tarjousprosessin aikana. Jos prosessi ohjaa tulosten tarkistamista suhteessa suunnitelmaan, parantaa se sekä suunnitelmiesi laatua että tuloksia.

 

  1. Valmistelutyön tulee näkyä tarjousdokumentissa, ei hukkua prosessiin. Prosessissa tulisi käyttää erilaisia tarkistuslistoja, sen pitäisi olla hyvin virtaviivainen ja tehokas. Kaikki prosessin aikana saatu ja kehitetty tieto pitäisi tallentaa sellaisessa muodossa, että sitä on helppo käyttää prosessin eri vaiheissa. Sisältösuunnitelmasta tulisi jalostaa tarjous, ei erillisiä dokumentteja. Prosessin tulisi helpotta kunkin tiimin jäsenen dokumentoinnin ylläpitoa.

 

  1. Tarjousprosessiin käytetyt resurssit kuvastavat yrityksesi halua voittaa. Vaikka resursseja venyttämällä voidaan päästä haluttuun kannattavuuteen, tarjousprosessin aikana se alentaa mahdollisuuksiasi voittaa. Jos yritys haluaa voittaa, tarjousprosessiin on allokoitava riittävä määrä osaavia resursseja – piste. Tämän täytyy olla päivän selvää kaikilla organisaation tasoilla, koska kaikkialla vedotaan resurssien riittämättömyyteen. Totuus tosin on, että jos yritys haluaa voittaa, se allokoi tarvittavat resurssit tarjousprosessiin – jos näin ei tehdä, tarjouskilpailun voittaminen ei ole yrityksen päätähtäimessä.

 

Markku Lammassaari